ATSYSTEMS Számítástechnikai Zrt.

A DataFlower megszűnteti a kis- és középvállalatok iktatási problémáit, biztosítja a szervezet papír alapú-, valamint elektronikus iktatását és visszakereshetőségét.

Könnyen kezelhető, saját fejlesztésű iktatóprogram, mellyel egy közös irattárban, iktatószámmal elhelyezhetők az információk és egyéb adatok. Egyszerű felépítése miatt a működtetése kényelmes, és gyorsan elsajátítható, jelentősen megkönnyíti a mindennapi feladatokat. A DataFlower alkalmas bármilyen típusú irat iktatásásra, a levelektől a Word dokumentumokig. A modul egyszerűen feltelepíthető, használata könnyen elsajátítható. Elérhető az Outlook eszköztárából, mely kényelmessé teszi használatát.

A DataFlower gondoskodik az iktatott dokumentumok eltárolásáról, elérhetőségéről, és az ügyintézés nyomon követéséről. Ajánljuk mindazoknak, akik a végeláthatatlan és időrabló papírmunkát korszerűbbé és hatékonyabbá kívánják tenni jelentősebb beruházás nélkül.

Miért érdemes a DataFlower-t választani?

• Alkalmas bármilyen típusú irat iktatására, legyen az, e-mail, Word dokumentum, kép, futtatható állomány (exe), stb., azaz minden fájltípus.
• Nem csak a levelezőrendszerben küldött/fogadott csatolmányok, levelek, hanem a számítógépen, hálózaton, bármilyen egyéb adathordozón elérhető fájlok iktatására is lehetőséget biztosít.
• A postán érkezett küldeményeket, szkennelés után szintén iktathatjuk.
• A folyamatos iktatás funkcióval nagy mennyiségű dokumentum iktatására biztosítunk kényelmes, gyors megoldást.
• Kialakíthatjuk saját irattári tervünket, az iktatott dokumentumokat témákhoz, ügyekhez rendelhetjük.
• Az iktatott dokumentumokat partnerekhez rendelhetjük. A partnertörzs hierarchikus felésítésű.
• Kimenő küldeményeinkről postakönyvi feladójegyzéket (postakönyvet) nyomtathatunk.
• A felhasználók jogait egyszerűen hangolhatjuk, irattári téma, ügy, vagy dokumentum szinten is.
• Letölthető nyelvi fájlok segítségével akár egy cégen belül több nyelven is használhatják a programot.
• Az ügyintézés menetében történő elakadásról, határidős tevékenységekről, mulasztásokról, felhasználók aktivitásáról főnöki jelentés készíthető.
• A szerver verzióban az iktatott Microsoft Word, Excel fájlokban, valamint iktatott e-meil-ekben tartalom szerint is kereshetünk.

A DataFlower gondoskodik az iktatott dokumentumok

• biztonságos eltárolásáról,
• jogosultság szerinti elérhetőségéről,
• gyors megkereséséről,
• verzióváltozásainak nyomon követéséről,
• ügyintézési menetének figyelemmel kíséréséről.
• hierarchikus partnerkezelésről
• postakönyvi feladójegyzék nyomtatásáról
• munkafolyamat felügyeletéről
• vezetői jelentések készítéséről

Az Iktató-modul számos funkcióval rendelkezik:

• Különböző feltételek szerint kereshetünk az iratok között.
• Gyorskereséssel néhány másodperc alatt hozzáférhetünk a kívánt dokumentumhoz.
• Microsoft Word, Excel fájlokban, valamint e-mail-ekben tartalom szerint is kereshetünk.
• Jogosultságainknak megfelelően különféle intézkedési módozatok közül választhatunk.
• A dokumentum módosításakor az eredeti változat is megmarad, és a későbbiekben dolgozhatunk vele. Az újabb változatok mind eltárolódnak az adatbázisban, a változásokat a verziókövetés-nézetben tekinthetjük át.
• Minden iktatással kapcsolatos felhasználói eseményt naplózunk.
• Egy-egy irattári témához, ügyhöz vagy akár dokumentumhoz felhasználónként különböző jogokat rendelhetünk
• Egy dokumentumot át lehet adni ügyintézés céljából másik személynek, aki levélben kap értesítést arról, hogy iktatott dokumentumot kapott. Ez bekerül az Outlookba a feladatok közé, így nyomon követhető, hogy a feldolgozás megtörtént-e
• A dokumentumok irattári ügyekbe, azok pedig irattári témákba rendezhetők.
• A teljes dokumentumtörténetet figyelemmel kísérhetjük, hiszen minden tevékenységet, intézkedést naplózunk, így dokumentumokkal kapcsolatos ügyintézés során az ügymenet esetleges elakadása is felderíthető.
• Iktatókönyvet nyomtathatunk az iktatott dokumentumokról.
• Vezetői jelentéseket készíthetünk felhasználók aktivitásáról, határidős ügyintézéssel kapcsolatos mulasztásairól, valamint az iktatórendszerben található dokumentumok tulajdonságairól.
• A postai úton kimenő levelekről postakönyvet készít.
• A partnerkezelő funkció segítségével az iktatott dokumentumok a meglévő partnerekhez rendelhetők.